Stücklisten bis Wareneingang: Myfactory im Live-Einsatz – Digital Xperts vor Ort bei xpress seals

Wir (Christine Finckh und Helge Ravenschlag) waren zu Besuch bei xpress seals in Wedel. Xpress seals ist ein langjähriger Kunde von FIRASIS, der spezielle Dichtungen – auf Wunsch auch nach Sonderabmessungen und individuellen Anforderungen– für den Bereich der Pneumatik- und Hydrauliksdichtungstechnik anfertigt. Mit über 25 Jahren Erfahrung steht das Unternehmen für Qualität und Fachwissen.
Dabei zeichnet sich das Unternehmen durch seine Schnelligkeit aus: Schon innerhalb von 24h wird das fertige Produkt geliefert. Damit das funktioniert, müssen alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Jeder Schritt muss sitzen. Es ist keine Zeit für ein ERP-System, das nicht richtig funktioniert. Das System muss mithalten können!

Geschätzte Lesezeit: 3 Minuten
Redaktionelle Unterstützung: Annika Ravenschlag

Vorbereitung der Produktion in Myfactory

Das übergeordnete Ziel war die Vorbereitung der Einführung des Produktionstools von Myfactory. Myfactory ist ein modular aufgebautes ERP-System, das sich sehr genau an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt. Module wie Lager, Verkauf, Vertrieb, Marketing und Produktion können je nach Bedarf des Unternehmens ausgewählt werden. Wer wächst, kann Funktionen Schritt für Schritt ergänzen.

Dieser modulare Ansatz hat gleich mehrere Vorteile:
Die Mitarbeitenden werden nicht überfordert, neue Funktionen kommen genau dann dazu, wenn sie gebraucht werden, und das ERP-System sowie die Prozesse passen sich dem Unternehmen an und nicht umgekehrt.

Xpress seals arbeitet bereits seit einiger Zeit mit Myfactory. So wird u.a. schon mit dem Lagermodul gearbeitet. In Zukunft soll jedoch auch die Produktion vollständig im ERP‑System abgebildet werden. Um das sauber vorzubereiten, haben wir uns an zwei Terminen intensiv im Rahmen von Workshops mit den Abläufen beschäftigt.

Das xpress-Team mit Helge Ravenschlag (links)

Das Lager von xpress seals

Stücklisten: Die Grundlage für saubere Planung

Zu Beginn unserer Zusammenarbeit gab es bei xpress seals keine Stücklisten im ERP-System. Die Zusammensetzung der Produkte war zwar bekannt, aber nicht systematisch dokumentiert. Viel Wissen lag in den Köpfen einzelner Personen, etwa beim Lager- oder Einkaufsleiter. Eine klare Verbindung zwischen Aufträgen und Materialbedarf war nur schwer herzustellen.
Bereits beim ersten Termin haben wir den Mehrwert von Stücklisten gemeinsam besprochen, beim zweiten Treffen wurden sie dann im System eingeführt.
Da Dichtungen immer aus mehreren Komponenten bestehen, kann nun für jede einzelne Dichtung exakt festgehalten werden:

• welche Komponenten und Baugruppen enthalten sind
• in welcher Menge diese benötigt werden

Damit ist erstmals eine saubere und nachvollziehbare Produktstruktur im ERP-System vorhanden.

Produktion mit System in der Myfactory

Die Stücklisten sind direkt in das Produktionstool von Myfactory integriert. Der Ablauf ist dabei klar und automatisiert:
Wird ein Teil produziert, bucht Myfactory die in der Stückliste hinterlegten Komponenten automatisch aus dem Lager aus. Das fertige Produkt wird anschließend dem Lagerbestand hinzugebucht und steht sofort zum Verkauf zur Verfügung. Selbstverständlich können Entnahmen angepasst werden, wenn z.B. eine Komponente nicht verfügbar ist und durch eine andere ersetzt wird.

Das sorgt für korrekte Lagerbestände und eine durchgängige Datenbasis. Zusätzlich bietet das Produktionsplanungstool eine zeitliche Übersicht darüber, wann produziert wird und wann welche Komponenten benötigt werden (siehe Screenshot aus der Produktionsplanung). Diese Transparenz erleichtert die Abstimmung zwischen Produktion, Einkauf und Lager spürbar.

Mehraufwand am Anfang – Entlastung im Alltag

Natürlich bedeutet die Einführung von Stücklisten zunächst mehr Arbeit. Bei der Artikelanlage reicht es nicht mehr aus, einfach nur den Artikel (beispielsweise Kolbendichtung) anzulegen. Stattdessen müssen die Komponenten und Mengen sauber definiert werden. Das kostet zu Beginn Zeit und Sorgfalt.

In der gemeinsamen Diskussion wurde jedoch schnell klar: Dieser Mehraufwand entsteht nur einmal. Was hier bewusst in den Aufbau der Stammdaten investiert wird, zahlt sich im Alltag mehrfach aus. Wiederkehrende Arbeiten werden deutlich erleichtert, der Überblick verbessert sich und viele Fragen beantwortet das System später automatisch.

Gerade mit Blick auf das Wachstum von xpress seals war das Fazit eindeutig: Stücklisten lohnen sich.

Einkauf mit Weitblick: Bestellvorschläge aus Myfactory

Ein effizient gesteuerter Einkauf der Rohmaterialien ist nur mit sauberen Stücklisten möglich. Sobald Aufträge vorliegen, weiß das System:

• welche Produkte werden wann produziert
• welche Komponenten werden für dir Produktion benötigt
• welche Rohstoffe müssen rechtzeitig bestellt werden

Auf dieser Basis erstellt Myfactory automatische Bestellvorschläge. Das System berücksichtigt offene Aufträge, geplante Produktionszeitpunkte, Lagerbestände und Stücklisten. Der Einkauf kann diese Vorschläge prüfen und anschließend per Knopfdruck Bestellungen auslösen.
Das spart Zeit, reduziert Fehler und macht den Einkauf deutlich planbarer.

Wareneingang direkt im Lager am Tablet

„Keine Bewegung ohne Piep“ BILD

„In Zukunft im Lager keine Bewegung ohne Piep.“ Dieser Satz wurde während des Workshops oft wiederholt.
Gemeint ist damit konsequentes Scannen. Jeder Artikel, selbst der kleinste O-Ring, wird gescannt, sobald er bewegt oder verwendet wird. Nur so lassen sich korrekte Bestände sicherstellen und rechtzeitig nachbestellen. Die passenden Etiketten dafür sind bereits vorbereitet, das Belegdesign umgesetzt. Damit sind die nächsten Schritte klar vorbereitet.

Zwischen Brötchen und Elbblick

Natürlich blieb zwischendurch auch Zeit für Pausen. Im Aufenthaltsraum mit Blick auf die Elbe wurde bei Brötchen weiter gefachsimpelt, diskutiert und reflektiert. Manchmal hilft genau dieser Abstand, um Inhalte sacken zu lassen und neue Perspektiven zu gewinnen.

Schritt für Schritt zur Produktion

Die Einführung eines Produktionstools ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Eine zentrale Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz sind sauber gepflegte Stammdaten.
Im laufenden Betrieb zeigte sich, dass die Stammdatenpflege bei der aktuell sehr hohen Auftragslage nicht in der benötigten Tiefe neben dem Tagesgeschäft geleistet werden kann. Statt das Produktionstool unter diesen Voraussetzungen weiterlaufen zu lassen, wurde daher bewusst entschieden, das Produktionsmodul zunächst zu deaktivieren. In der Zwischenzeit werden die Stücklisten gezielt überarbeitet und weiter verbessert, um eine stabile und belastbare Grundlage für die Produktion zu schaffen. So kann das Modul zu einem späteren Zeitpunkt problemlos reaktiviert werden.
Als nächste Schritte stehen zudem weitere Produktionseinstellungen, die stärkere Einbindung des Vertriebs sowie das Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagementsystem an.
Myfactory wächst dabei Schritt für Schritt gemeinsam mit xpress seals mit.

Vielen Dank an xpress seals für die Einladung und Ihren/Euren Einsatz, der den gelungenen Workshop möglich gemacht hat. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.

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