DMS für KMU: Dokumentenmanagementsysteme richtig verstehen

Die Erfassung der Dokumente ist der zentrale erste Schritt in einem DMS. Ob es sich um elektronische oder physische Dokumente handelt, zunächst müssen sie in das DMS gelangen. Elektronische Dokumente können direkt ins DMS hochgeladen werden – manuell oder automatisiert. Papierdokumente dagegen werden zuerst eingescannt und in eine elektronische Datei (wie beispielsweise PDF) verwandelt, die dann ins DMS hochgeladen wird.

Das Finden ersetzt das langwierige Suchen wichtiger Informationen. Das ist eine der Hauptfunktionen eines DMS. Die Kombination aus Volltextsuche und Metadaten ermöglicht das schnelle Auffinden der gesuchten Dokumente. So wird der Arbeitsfluss nicht unterbrochen und Zeit eingespart. Egal ob man nach der Projektnummer, der Kundennummer, einer Artikelnummer, dem Status, der Kostenstelle, dem verantwortlichen Prüfer oder der Dokumentenart sucht: Über viele verschiedene Wege kann direkt das richtige Dokument gefunden werden.

Die Dokumentenarchivierung bietet sowohl praktische als auch rechtliche Vorteile für Unternehmen.
Dank der zentralen Archivierung können alle Dokumente an einem digitalen Speicherort gesichert werden. Alle relevanten Unterlagen sind so in einem System zugänglich, unabhängig davon, ob es sich um Verträge, interne Dokumente, Rechnungen oder Lieferscheine handelt. So wird gewährleistet, dass alle berechtigten Mitarbeitenden Zugriff auf ihre benötigten Dokumente haben. Wenn die Dokumente nicht mehr im alltäglichen Gebrauch benötigt werden, wandern sie ins Archiv – eine schreibgeschützte Umgebung, in der Dokumente nur zu Referenzzwecken oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden.
Die revisionssichere Archivierung erfordert, dass Dokumente unveränderbar, nachverfolgbar und rechtssicher gespeichert werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, da zahlreiche gesetzliche Vorgaben beachtet werden müssen.
Dokumente werden auf eine Art und Weise gespeichert, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht und somit rechtssicher ist. So wird sichergestellt, dass die Dokumente bei einer Prüfung (wie durch die Steuerbehörde) als authentisch und – wenn nötig – unverändert erkannt werden.
Revisionsrelevante Dokumente, die gesetzlich nicht mehr geändert werden dürfen, können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden: Das verhindert unbeabsichtigte Manipulation. Die Dokumente werden schreibgeschützt oder in einem Archiv abgelegt, in dem diese nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden können.
Damit der Dokumentenverlauf lückenlos nachvollzogen werden kann, versieht ein gutes DMS Dokumente mit einem Zeitstempel und speichert Informationen über die Bearbeitenden. Änderungen werden als neue Versionen gespeichert: So sind alle Versionen einsehbar.
Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur berechtigte Mitarbeitende auf ihnen zugewiesene Dokumente zugreifen können. Damit werden sensible Daten effektiv geschützt.
Zur zusätzlichen Sicherheit können die Archivierungsprozesse des gewählten DMS regelmäßig auditiert und damit geprüft werden, damit gewährleistet wird, dass das DMS den Anforderungen und aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht.

Änderungen an einem Dokument werden automatisch als weitere Version gespeichert. Das heißt, dass Änderungen ältere Versionen nicht verändern und Daten nicht aus Versehen gelöscht und damit unauffindbar werden können. Berechtigte Mitarbeitende haben Zugriff auf alle vorherigen Versionen und können frühere Bearbeitungen – wenn nötig – wieder herstellen. Mittels der Versionshistorie kann nachvollzogen werden, wie sich ein Dokument über Zeit verändert hat.Zudem wird mit Zeitstempel dokumentiert, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat. Das erhöht die Transparenz sowohl im Arbeitsalltag als auch für interne Prüfungen oder Audits, da Verantwortlichkeiten eindeutig festgestellt werden können.
Einschub: An dieser Stelle soll betont werden, dass Dokumente, die aus rechtlichen Gründen nicht geändert werden dürfen, schreibgeschützt sind und nur gelesen und damit nicht bearbeitet und geändert werden können. Dementsprechend gibt es für diese Dokumente auch keine Versionshistorie.

Damit bestimmte Deadlines und Fristen eingehalten werden, ermöglicht ein DMS das Setzen von Fristen und Wiedervorlagen für bestimmte Dokumente und damit verbundene Aufgaben. Sobald eine Frist abzulaufen droht, erhält die zuständige Person eine Erinnerung. So können zeitkritische Dokumente im Blick behalten, Fristversäumnisse vermieden und Deadlines eingehalten werden. Dies ist besonders interessant für die Überwachung von Verträgen wie z.B. Leasingverträge, Telekommunikationsverträge etc.
Die Prozessverfolgung ermöglicht es zu zeigen, an welcher Stelle sich ein Dokument gerade im Arbeitsprozess befindet und wer gerade für den nächsten Schritt zuständig ist. Das erleichtert die Einhaltung von Fristen zusätzlich, da Dokumente nicht auf einem Schreibtisch in einem Papierstapel vergessen werden können.

Wer hat nicht schon in einem Unternehmen gearbeitet, in dem Dokumente in verschiedenen Versionen viele Male per Mail zwischen mehreren Partien hin und her geschickt werden. Und irgendwann ist sich niemand mehr sicher, welche Version nun aktuell ist und ob dort wirklich alle Änderungen mit drin sind. Ein DMS beendet dieses gefürchtete und doch allzu bekannte sowie oft auftretende Szenario.
Mit einem DMS wird nämlich nicht mehr das Dokument, sondern ein Link zu dem Dokument im DMS verschickt. So entstehen nicht mehr zahlreiche Duplikate und jeder weiß, was die aktuelle Version ist. Änderungen sind für alle Beteiligten sichtbar, ohne dass es zusätzliche Kopien gibt. Zudem ermöglichen es die zentralisierten Links, Zugriffsrechte zurückzuziehen, ohne dass noch eine Version des Dokuments auf dem Laptop der betroffenen Person zu finden ist. Man spricht in diesem Zusammenhang von der ‚Single Source of Truth‘.
In einem guten DMS sind Funktionen und Tools zur Kommentierung und Anmerkung von Dokumenten inbegriffen. So können mehrere Personen direkt auf Dokumente zugreifen, ohne dass Bearbeitungskonflikte entstehen. Die Versionierung hilft hier erneut, Änderungen nachvollziehbar und transparent darzustellen. Gemeinsam mit der Echtzeitkommunikation wird so die Teamarbeit erleichtert und effizientere Zusammenarbeit gefördert. Dank der Links kann Speicherplatz gespart werden.

Dank der Klassifizierung und der Verschlagwortung jedes Dokuments mit Metadaten können die Dokumente in Sekunden automatisch den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Diese Metadaten in Kombination mit der Volltextsuche ermöglichen ein sofortiges Finden aller Dokumente. Langes Suchen nach den richtigen Informationen und Unterlagen gehört damit in die Vergangenheit.
Feste Workflows automatisieren tägliche Prozesse wie die Dokumentenablage und E-Mail-Verwaltung; das führt zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden. Innerhalb dieser Workflows werden Dokumente direkt an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet, was Prozesse beschleunigt. Zudem kann der schnellere Zugriff auf Informationen die Kundenzufriedenheit erhöhen, wenn Anfragen schneller bearbeitet werden. Die schnellere Rechnungsfreigabe ermöglicht die Einhaltung von Skontofristen, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt.

Workflows sind transparent und nachvollziehbar, da alle Bearbeitungsschritte – mittels der Versionierung – automatisch protokolliert werden. Änderungen und Verantwortlichkeiten können so jederzeit nachvollzogen werden, Doppelarbeit wird verhindert und auf ältere Versionen kann bei Bedarf jederzeit zurückgegriffen werden.Das Controlling wird damit vereinfacht und das Management kann Prozesse leichter überwachen und kontrollieren. Die Steuerung, Anpassung und schließlich Optimierung von Arbeitsabläufen wird simplifiziert.

Dokumente können jederzeit von jedem Standort aus von berechtigten Mitarbeitenden abgerufen und bearbeitet werden. Damit werden flexible Arbeitsmodelle mit Homeoffice-Möglichkeiten unterstützt. Zusätzlich erleichtert es die Arbeit im Außendienst und auf Dienstreisen oder für Unternehmen mit mehreren Standorten. Viele DMS-Systeme stellen hierfür mobile APPS zur Verfügung, die z.T. auch offline relevante Daten an jedem Ort verfügbar machen.

Die vielen Vorteile eines DMS führen zu geringeren Betriebskosten bei gleichzeitig gesteigerter Produktivität. Das führt zu einem erhöhten Return on Investment (ROI). Unternehmen können mit weniger Ressourcen mehr Arbeit erledigen und ihre Geschäftsprozesse beschleunigen: Eine bessere Wirtschaftlichkeit ist das Resultat.