Ein DMS für KMU ist mehr als nur digitale Ablage – es strukturiert Dokumente zentral, spart Zeit und schafft Übersicht. Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen davon profitiert.
DMS für KMU: Dokumentenmanagementsysteme richtig verstehen
DMS für KMU: Dokumentenmanagementsysteme richtig verstehen
In Zeiten zunehmender Digitalisierung stehen Unternehmen vor der Herausforderung, große Mengen an Informationen effizient zu verwalten. Papierbasierte Ablagesysteme stoßen schnell an ihre Grenzen – sowohl in puncto Übersichtlichkeit als auch bei der rechtssicheren Archivierung. Hier kommen Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ins Spiel: Ein DMS für KMU (kleine und mittelständische Unternehmen) bietet eine zentrale Plattform zur strukturierten Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Nachverfolgung von Dokumenten aller Art. Dieser Beitrag gibt einen umfassenden Überblick darüber, was ein DMS ist, welche Funktionen es bietet, welche Vorteile es Unternehmen bringt und wie es nahtlos in bestehende IT-Landschaften integriert werden kann.
Geschätzte Lesezeit: 13 Minuten
Redaktionelle Unterstützung: Annika Ravenschlag
Inhaltsverzeichnis
Was ist ein DMS?
Dokumentenmanagementsysteme sind Softwarelösungen, die bei der Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterstützen. Das umfasst alle Prozesse von der Erfassung bis zur revisionssicheren Archivierung. Ein DMS für KMU übernimmt dabei Funktionen wie die Speicherung, Verteilung, Versionierung, Archivierung, Suche, Organisation und Sicherung von verschiedenen Arten von Dokumenten. Elektronische Dokumente in unterschiedlichen Formaten wie PDF-Dateien, digitale Formulare, Daten aus ERP-Systemen, Office-Dateien aus Word, Excel, PowerPoint und sogar E-Mails können in einem DMS gesichert werden. Papierdokumente werden eingescannt und können digital weiterverarbeitet und dem jeweiligen Vorgang automatisch zugeordnet werden. So laufen in einem DMS alle unternehmensrelevanten Dokumente an einem Ort zentral zusammen; es handelt sich also um das zentrale Wissensarchiv im Unternehmen. Ziel ist es, jedes Dokument nur ein einziges Mal im Unternehmen zu haben (Single Source of Truth). Alle Mitarbeitenden finden dieses Dokument problemlos, egal aus welcher Perspektive gesucht wird.
Wie funktioniert ein DMS?
Ein DMS bietet zahlreiche nützliche Funktionen, die schnell erkennen lassen, warum jedes KMU von einem Dokumentenmanagementsystem profitieren kann.
Erfassung von Dokumenten
Die Erfassung der Dokumente ist der zentrale erste Schritt in einem DMS. Ob es sich um elektronische oder physische Dokumente handelt, zunächst müssen sie in das DMS gelangen. Elektronische Dokumente können direkt ins DMS hochgeladen werden – manuell oder automatisiert. Papierdokumente dagegen werden zuerst eingescannt und in eine elektronische Datei (wie beispielsweise PDF) verwandelt, die dann ins DMS hochgeladen wird.
Finden statt Suchen
Das Finden ersetzt das langwierige Suchen wichtiger Informationen. Das ist eine der Hauptfunktionen eines DMS. Die Kombination aus Volltextsuche und Metadaten ermöglicht das schnelle Auffinden der gesuchten Dokumente. So wird der Arbeitsfluss nicht unterbrochen und Zeit eingespart. Egal ob man nach der Projektnummer, der Kundennummer, einer Artikelnummer, dem Status, der Kostenstelle, dem verantwortlichen Prüfer oder der Dokumentenart sucht: Über viele verschiedene Wege kann direkt das richtige Dokument gefunden werden.
(revisionssichere) Dokumentenarchivierung
Die Dokumentenarchivierung bietet sowohl praktische als auch rechtliche Vorteile für Unternehmen.
Dank der zentralen Archivierung können alle Dokumente an einem digitalen Speicherort gesichert werden. Alle relevanten Unterlagen sind so in einem System zugänglich, unabhängig davon, ob es sich um Verträge, interne Dokumente, Rechnungen oder Lieferscheine handelt. So wird gewährleistet, dass alle berechtigten Mitarbeitenden Zugriff auf ihre benötigten Dokumente haben. Wenn die Dokumente nicht mehr im alltäglichen Gebrauch benötigt werden, wandern sie ins Archiv – eine schreibgeschützte Umgebung, in der Dokumente nur zu Referenzzwecken oder zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt werden.
Die revisionssichere Archivierung erfordert, dass Dokumente unveränderbar, nachverfolgbar und rechtssicher gespeichert werden. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, da zahlreiche gesetzliche Vorgaben beachtet werden müssen.
Dokumente werden auf eine Art und Weise gespeichert, die den gesetzlichen Vorgaben entspricht und somit rechtssicher ist. So wird sichergestellt, dass die Dokumente bei einer Prüfung (wie durch die Steuerbehörde) als authentisch und – wenn nötig – unverändert erkannt werden.
Revisionsrelevante Dokumente, die gesetzlich nicht mehr geändert werden dürfen, können nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden: Das verhindert unbeabsichtigte Manipulation. Die Dokumente werden schreibgeschützt oder in einem Archiv abgelegt, in dem diese nur gelesen, aber nicht bearbeitet werden können.
Damit der Dokumentenverlauf lückenlos nachvollzogen werden kann, versieht ein gutes DMS Dokumente mit einem Zeitstempel und speichert Informationen über die Bearbeitenden. Änderungen werden als neue Versionen gespeichert: So sind alle Versionen einsehbar.
Zugriffskontrollen stellen sicher, dass nur berechtigte Mitarbeitende auf ihnen zugewiesene Dokumente zugreifen können. Damit werden sensible Daten effektiv geschützt.
Zur zusätzlichen Sicherheit können die Archivierungsprozesse des gewählten DMS regelmäßig auditiert und damit geprüft werden, damit gewährleistet wird, dass das DMS den Anforderungen und aktuellen gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Versionierung und Nachverfolgbarkeit
Änderungen an einem Dokument werden automatisch als weitere Version gespeichert. Das heißt, dass Änderungen ältere Versionen nicht verändern und Daten nicht aus Versehen gelöscht und damit unauffindbar werden können. Berechtigte Mitarbeitende haben Zugriff auf alle vorherigen Versionen und können frühere Bearbeitungen – wenn nötig – wieder herstellen. Mittels der Versionshistorie kann nachvollzogen werden, wie sich ein Dokument über Zeit verändert hat.Zudem wird mit Zeitstempel dokumentiert, wer welche Änderungen wann vorgenommen hat. Das erhöht die Transparenz sowohl im Arbeitsalltag als auch für interne Prüfungen oder Audits, da Verantwortlichkeiten eindeutig festgestellt werden können.
Einschub: An dieser Stelle soll betont werden, dass Dokumente, die aus rechtlichen Gründen nicht geändert werden dürfen, schreibgeschützt sind und nur gelesen und damit nicht bearbeitet und geändert werden können. Dementsprechend gibt es für diese Dokumente auch keine Versionshistorie.
Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktion
Damit bestimmte Deadlines und Fristen eingehalten werden, ermöglicht ein DMS das Setzen von Fristen und Wiedervorlagen für bestimmte Dokumente und damit verbundene Aufgaben. Sobald eine Frist abzulaufen droht, erhält die zuständige Person eine Erinnerung. So können zeitkritische Dokumente im Blick behalten, Fristversäumnisse vermieden und Deadlines eingehalten werden. Dies ist besonders interessant für die Überwachung von Verträgen wie z.B. Leasingverträge, Telekommunikationsverträge etc.
Die Prozessverfolgung ermöglicht es zu zeigen, an welcher Stelle sich ein Dokument gerade im Arbeitsprozess befindet und wer gerade für den nächsten Schritt zuständig ist. Das erleichtert die Einhaltung von Fristen zusätzlich, da Dokumente nicht auf einem Schreibtisch in einem Papierstapel vergessen werden können.
Kollaboration und gemeinsame Bearbeitung
Wer hat nicht schon in einem Unternehmen gearbeitet, in dem Dokumente in verschiedenen Versionen viele Male per Mail zwischen mehreren Partien hin und her geschickt werden. Und irgendwann ist sich niemand mehr sicher, welche Version nun aktuell ist und ob dort wirklich alle Änderungen mit drin sind. Ein DMS beendet dieses gefürchtete und doch allzu bekannte sowie oft auftretende Szenario.
Mit einem DMS wird nämlich nicht mehr das Dokument, sondern ein Link zu dem Dokument im DMS verschickt. So entstehen nicht mehr zahlreiche Duplikate und jeder weiß, was die aktuelle Version ist. Änderungen sind für alle Beteiligten sichtbar, ohne dass es zusätzliche Kopien gibt. Zudem ermöglichen es die zentralisierten Links, Zugriffsrechte zurückzuziehen, ohne dass noch eine Version des Dokuments auf dem Laptop der betroffenen Person zu finden ist. Man spricht in diesem Zusammenhang von der ‚Single Source of Truth‘.
In einem guten DMS sind Funktionen und Tools zur Kommentierung und Anmerkung von Dokumenten inbegriffen. So können mehrere Personen direkt auf Dokumente zugreifen, ohne dass Bearbeitungskonflikte entstehen. Die Versionierung hilft hier erneut, Änderungen nachvollziehbar und transparent darzustellen. Gemeinsam mit der Echtzeitkommunikation wird so die Teamarbeit erleichtert und effizientere Zusammenarbeit gefördert. Dank der Links kann Speicherplatz gespart werden.
Metadaten: Dokumentenklassifizierung und Verschlagwortung
Nach dem Hochladen wird das Dokument mittels Metadaten klassifiziert und verschlagwortet. Metadaten sind beschreibende Informationen, die einem Dokument im DMS hinzugefügt werden, um die Organisation, Klassifizierung und das schnelle Finden der Dokumente zu erleichtern. Als zusätzliche Informationen unterstützen Sie bei der Suche innerhalb des DMS. Manche Metadaten kann ein gutes DMS sogar automatisch generieren.
Dabei hilft die Optical Character Recognition (OCR). Diese Technologie ermöglicht es dem DMS, die Texte des Dokuments zu ‚lesen‘ und so relevante Informationen in die Metadaten zu schreiben. Dazu zählt die Klassifizierung von Dokumenten. DMS können – basierend auf bestimmten Merkmalen zuvor festgelegter Regeln – automatisch erkennen, um welche Art von Dokument (z.B. Rechnung, Lieferschein, Vertrag etc.) es sich handelt. Auch das Erstellungsdatum (das Datum, an dem das Dokument erstellt oder ins System hochgeladen wurde), die Versionsnummer (zur Verfolgung von Dokumentenänderungen) und den Status (wie Entwurf, Geprüft, Final) kann ein DMS selbst ergänzen. Zusätzlich können eigene Schlagworte (Tags), kurze Beschreibungen Projektbezeichnungen, Kostenstellen, Prüfer und weitere unternehmensspezifische Keywords manuell hinzugefügt werden. Der Vorteil der Metadaten ist die schnelle Auffindbarkeit aller wichtigen Informationen: Metadaten wie Schlagworte, Projektnummern und Dokumententypen ermöglichen eine schnelle, präzise Suche sowie Zuordnung und helfen Nutzenden, relevante Dokumente in Sekunden zu finden. Über eine Auftragsnummer können beispielsweise alle Dokumente zu einem bestimmten Auftrag gefunden werden. Eine konsistente Metadatennutzung unterstützt daher die Übersichtlichkeit und gewährleistet, dass alle notwendigen Informationen strukturiert und zentral gespeichert sind.
Es gibt bestimmte gesetzliche Anforderungen, die erfüllt werden müssen, um eine revisionssichere Archivierung zu gewährleisten. Hier ein Überblick:
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff): In Deutschland müssen alle steuerrelevanten Dokumente den GoBD entsprechen. Dies bedeutet, dass elektronische Dokumente so gespeichert werden, dass sie vollständig, unverändert und nachvollziehbar sind. Um die Rechtssicherheit zu gewährleisten, muss zusätzlich eine DMS-Verfahrensdokumentation erstellt werden. Diese kann dann z.B. von einem Wirtschaftsprüfer testiert werden.
HGB (Handelsgesetzbuch) und AO (Abgabenordnung): Diese Gesetze regeln die Aufbewahrungsfristen und die Buchführung für Unternehmen. Dokumente, die steuerlich oder geschäftlich relevant sind, müssen für eine bestimmte Zeit (i.d.R. 6 bis 10 Jahre) unverändert aufbewahrt werden.
ISO-Normen (z.B. ISO 15489): Internationale Normen wie die ISO 15489 legen Standards für die Verwaltung und Archivierung von Dokumenten fest und gewährleisten eine strukturierte und sichere Archivierung.
DSGVO – Speicherfristen personenbezogener Daten: Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden dürfen, wie sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Nach Wegfall des Zwecks – und sofern keine andere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht – müssen die Daten gelöscht werden. Ein DMS muss daher flexible Speicherfristen unterstützen und eine datenschutzkonforme Löschung ermöglichen.
Wir bieten keine Rechtsberatung: Bitte beachten Sie, dass wir keine Rechtsberatung leisten dürfen. Klären Sie rechtliche Aspekte daher bitte immer mit Ihrem Fachberater für steuerliche bzw. juristische Angelegenheiten ab.
Gruppenbasierte Berechtigungen und Datenschutz
Datenschutz ist heutzutage ein großes Thema. Nicht nur von außen soll niemand an die Daten der Firma kommen. Auch innerhalb des Unternehmens sollen beispielsweise Personaldaten wie auch Verträge oder Rechnungen nicht für jeden zugänglich sein. Daher können in einem DMS Zugriffsrechte z.B. basierend auf Benutzerrollen, die den verschiedenen Abteilungen – wie HR, Finanzen, Produktion, Marketing – entsprechen, zugeordnet werden. So bekommt jede Gruppe genau die Zugriffsrechte, die sie für ihre spezifischen Aufgaben benötigt. Diese Zugriffsrechte können für einzelne Dokumente, Ordner oder ganze Bereiche vergeben werden. Zusätzlich können verschiedene Rechte vergeben werden. So kann eine Gruppe einen bestimmten Ordner lesen, aber nicht bearbeiten; während eine andere Gruppe auch ‚Lösch und Freigabe-Rechte‘ hat. So wird das Risiko von Datenmissbrauch verringert und sensible Daten sind zuverlässig geschützt.
Neben den gruppenbasierten Berechtigungen sind die Versionierung und Nachverfolgbarkeit der vorgenommenen Änderungen zwei wichtige Pfeiler des Datenschutzes.
Dazu kommen datenschutzkonforme Löschkonzepte: Manche Daten müssen nach abgelaufenen gesetzlichen Fristen vollständig entfernt; das heißt Dokumente gelöscht werden. Das DMS kann hier – je nach Wunsch – erinnern oder das Löschen selbst vornehmen.
Workflow-Management
Viele Dokumente laufen viele routinierte Arbeitsschrittabfolgen durch. Dazu gehört z.B. die Freigabe von Rechnungen. Diese werden vielleicht von einer Person erstellt und muss dann von einer weiteren Person kontrolliert und von einer dritten freigegeben werden. Solche Workflows kann ein DMS automatisieren und damit vereinfachen. Der Begriff Workflow bezeichnet die automatisierte Abfolge von Arbeitsschritten im Dokumentenmanagement.
So kann beispielsweise eine Gruppe von Bearbeitenden benachrichtigt werden, sobald ein Dokument eingegangen ist, Erinnerungen können erstellt werden, sobald ein Dokument zu lange ‚nicht angefasst‘ wurde oder eine Deadline droht und Mitarbeitende automatisiert benachrichtigt werden, sobald ein Schritt abgeschlossen wurde. Die inhaltliche und rechnerische Prüfung von Eingangsrechnungen kann zeitgleich erfolgen und damit z.B. wertvolle Skontofristen eingehalten werden, was die Liquidität im Unternehmen erhöht.
Zudem können zusätzlich Teamleiter:innen benachrichtigt werden, sobald Fristen nicht eingehalten werden und auch Benachrichtigungen bei Urlaubsvertretungen und damit geänderten Zuständigkeitsregelungen lassen sich einrichten.
Bei den Workflows bildet besonders die intelligente Dokumentenweiterleitung einen wichtigen Bestandteil, da sie sicherstellt, dass Dokumente stets schnell und zielgerichtet bei den zuständigen Mitarbeitenden ankommen. Dank der zentralisierten Links und Versionisierung gibt es dabei keine unnötigen Duplikate und unübersichtliche Kopien.
Vorteile eines DMS
Effizienz und Zeitersparnis
Dank der Klassifizierung und der Verschlagwortung jedes Dokuments mit Metadaten können die Dokumente in Sekunden automatisch den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Diese Metadaten in Kombination mit der Volltextsuche ermöglichen ein sofortiges Finden aller Dokumente. Langes Suchen nach den richtigen Informationen und Unterlagen gehört damit in die Vergangenheit.
Feste Workflows automatisieren tägliche Prozesse wie die Dokumentenablage und E-Mail-Verwaltung; das führt zu einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden. Innerhalb dieser Workflows werden Dokumente direkt an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet, was Prozesse beschleunigt. Zudem kann der schnellere Zugriff auf Informationen die Kundenzufriedenheit erhöhen, wenn Anfragen schneller bearbeitet werden. Die schnellere Rechnungsfreigabe ermöglicht die Einhaltung von Skontofristen, was sich positiv auf die Liquidität auswirkt.
Transparenz und Prozesskontrolle
Workflows sind transparent und nachvollziehbar, da alle Bearbeitungsschritte – mittels der Versionierung – automatisch protokolliert werden. Änderungen und Verantwortlichkeiten können so jederzeit nachvollzogen werden, Doppelarbeit wird verhindert und auf ältere Versionen kann bei Bedarf jederzeit zurückgegriffen werden.Das Controlling wird damit vereinfacht und das Management kann Prozesse leichter überwachen und kontrollieren. Die Steuerung, Anpassung und schließlich Optimierung von Arbeitsabläufen wird simplifiziert.
Flexibilität sowie ortsunabhängiges und mobiles Arbeiten
Dokumente können jederzeit von jedem Standort aus von berechtigten Mitarbeitenden abgerufen und bearbeitet werden. Damit werden flexible Arbeitsmodelle mit Homeoffice-Möglichkeiten unterstützt. Zusätzlich erleichtert es die Arbeit im Außendienst und auf Dienstreisen oder für Unternehmen mit mehreren Standorten. Viele DMS-Systeme stellen hierfür mobile APPS zur Verfügung, die z.T. auch offline relevante Daten an jedem Ort verfügbar machen.
Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit durch ROI-Steigerung
Die vielen Vorteile eines DMS führen zu geringeren Betriebskosten bei gleichzeitig gesteigerter Produktivität. Das führt zu einem erhöhten Return on Investment (ROI). Unternehmen können mit weniger Ressourcen mehr Arbeit erledigen und ihre Geschäftsprozesse beschleunigen: Eine bessere Wirtschaftlichkeit ist das Resultat.
Beitrag zum Umweltschutz
Durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Vermeidung von Ausdrucken sowie das Anlegen von Ordnern wird der Papierverbrauch reduziert. Dokumente werden digital ausgetauscht und die Wege über die Post verringern sich. So werden Ressourcen (und Kosten) gespart und der ökologische Fußabdruck wird kleiner.
Einsparung physischer Lagerflächen
Wer kennt sie nicht – die riesigen Regale voller Ordner im Büro. Mit einem DMS kann diese Lagerfläche eingespart und anderweitig genutzt werden.
Weniger Druck- und Versandkosten
Digitale Dokumente werden nicht mehr ausgedruckt, kopiert oder per Post verschickt. Die Kosten für Papier, Toner und Porto werden dadurch minimiert. Durch die verringerte physische Archivierung und die damit verbundene Platzersparnis werden Lagerkosten reduziert.
Datensicherheit und Compliance
Mit der gruppenbasierten Rechtevergabe kann genau festgelegt werden, wer Zugriff auf welche Dokumente hat. Sensible Daten werden so geschützt.
Mit der revisionssicheren Archivierung wird gewährleistet, dass Dokumente unveränderbar, nachverfolgbar und rechtssicher gespeichert werden können. Gesetzliche Vorgaben können so ohne zusätzlichen Aufwand eingehalten werden.
Dank Notfallwiederherstellung und Backup-Systemen sind wertvolle Daten vor Diebstahl, Naturkatastrophen und physische Schäden (wie Brände, Wasserschäden usw.) geschützt.
Optimierte Zusammenarbeit
Zahlreiche Duplikate und das Arbeiten an verschiedenen Versionen haben mit einem Dokumentenmanagementsystem ein Ende. Dadurch verbessert sich die Zusammenarbeit, da lästige Arbeiten nicht doppelt ausgeführt werden und Dateien langwierig verglichen werden müssen, um herauszufinden, welche Version die aktuelle ist. Alle Beteiligten arbeiten auf derselben Datengrundlage und können gleichzeitig an Dokumenten arbeiten, ohne einen Datenverlust befürchten zu müssen. Zudem können alle Beteiligten an verschiedenen Standorten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, was die teamübergreifende nahtlose und effiziente Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg fördert.
Insgesamt bedeutet dies, dass die Einführung eines DMS für KMU dazu beiträgt, dass die investierten Kosten schnell durch Einsparungen und Effizienzgewinne ausgeglichen werden und das Unternehmen finanziell profitiert.
Einsatzgebiete im Unternehmen
Ein DMS wird in zahlreichen Bereichen eines Unternehmens eingesetzt. Ein einfaches Beispiel ist das Rechnungswesen bzw. die Buchhaltung. Hier zeigt sich der Mehrwert besonders deutlich, da große Mengen an Dokumenten effizient und rechtssicher archiviert werden müssen. Diese Dokumente durchlaufen häufig mehrere Arbeitsschritte, die eine routinierte und zügige Bearbeitung erfordern. Ein einfaches Beispiel hierfür sind Eingangsrechnungen: Nach dem Eingang müssen sie erfasst, auf Formalitäten, Vollständigkeiten und Richtigkeiten geprüft, mit der Bestellung abgeglichen, freigegeben, verbucht, bezahlt und schließlich archiviert werden. Skonti und Rabatte sind oft mit einer zeitnahen Bezahlung verknüpft. Ein reibungsloser Workflow unterstützt bei der Einhaltung der Fristen. Durch konfigurierbare Workflows kann z.B. das 4-Augen-Prinzip oder ähnliche Regelungen problemlos abgebildet werden.
Weitere bewährte Einsatzgebiete sind:
- Vertrieb
- Personalverwaltung
- QM (Qualitätsmanagement)
- Einkauf
- Vertragsmanagement
Systemintegration
Ein gutes DMS für KMU sollte sich reibungslos in weitere, bereits vorhandene IT-Systeme einordnen lassen, um den Austausch von Informationen zu optimieren und redundante Datenerfassung zu vermeiden. Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten bereits Schnittstellen zu gängigen Systemen wie ERP-, und CRM- und HR-Systemen sowie E-Mail-Programmen, Teamportale und Kollaborations-Tools und Scanner für direkte Dokumenten-Eingliederung.
Schnittstellen ermöglichen den automatisierten Austausch von Daten zwischen Systemen, ohne dass Mitarbeitende aktiv manuell Informationen übertragen müssen. Dadurch werden Arbeitsprozesse effizienter und weniger fehleranfällig. Zusätzlich ermöglicht eine strategische Systemintegration systemübergreifende Workflows. Insgesamt ermöglicht die Integration eines DMS eine zentralisierte Verwaltung, standardisierte Prozesse und die Reduktion des Arbeitsaufwandes.
Für eine erfolgreiche Systemintegration braucht es mehr als nur die passende Software – entscheidend ist ein erfahrener Partner, der Ihre bestehenden Prozesse und IT-Strukturen versteht und das neue DMS nahtlos in Ihre Systemlandschaft einbettet. Dabei gilt es sicherzustellen, dass alle eingesetzten Anwendungen – vom ERP-System über CRM-Lösungen bis hin zu E-Mail-Programmen und Kollaborationstools – reibungslos zusammenarbeiten. Nur so können Informationen effizient ausgetauscht und systemübergreifende Workflows geschaffen werden.
Mit FIRASIS haben Sie genau einen solchen Partner gefunden! Wir setzen Ihr DMS-Projekt gemeinsam mit Ihnen um: Von der Softwareberatung über die Implementierung und Konfigurierung der gewählten Software bis hin zur Einarbeitung und Schulung Ihres Teams. Auch nach Projektende sind wir gerne die Ansprechpersonen Ihres Vertrauens rund um das Thema DMS.
Sie haben Interesse? Dann vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch!
Unser digitalXperts-Fazit von Christine Finckh
Ein DMS-System ist für jedes Unternehmen heutzutage eigentlich ein „Must have“. Die Vorteile liegen auf der Hand und die Systeme amortisieren sich in kurzer Zeit. „Finden statt Suchen“ lautet die Devise – wertvolle Arbeitszeit kann so für Wichtiges zurückgewonnen werden. Workflows beschleunigen Prozesse und die Anbindung an ERP-Systeme machen viele Speicher-Klicks (beim Kunden, beim Lieferanten, beim Projekt) unnötig, weil alles wie von Zauberhand an der richtigen Stelle landet. Gerade ein DMS für KMU bietet hier enormes Potenzial: Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren sofort davon, wenn jedes Dokument nur ein einziges Mal vorhanden ist und alle wissen, welche Version aktuell gilt. Unsere Erfahrung zeigt: Alle unsere Kunden, die ein DMS-System eingeführt haben, wollen es nach sehr kurzer Zeit nicht mehr missen – selbst solche Unternehmen, die anfangs eher skeptisch waren, sind inzwischen vollkommen vom Nutzen des DMS-Systems überzeugt. Ein DMS für KMU im eigenen Unternehmen zu haben, ist ein Gamechanger.
Ihre Expertin für DMS-Software
Christine Finckh | Geschäftsführerin
Ich unterstütze Sie bei der Analyse Ihrer Unternehmens-Prozesse, damit wir gemeinsame eine optimale DMS-Lösung finden, die zu Ihnen passt. So schaffen wir die Grundlage für eine digitale, rechtskonforme und intuitiv bedienbareDokumentenverwaltung – zentral, effizient und sicher.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktanfrage!
Christine Finckh unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, indem sie maßgeschneiderte Software-Lösungen konfiguriert. Mit über 30 Jahren Erfahrung mit Unternehmensabläufen in vielen Branchen und Anwenderberatung stellt sie stets den Nutzer in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. In ihrer Freizeit begeistert sie sich für Alte Musik, Literatur, Ökologie und das weltweite Empowerment von Frauen und Mädchen.
Neuste Blogbeiträge aus unserem Blog
DMS für KMU: Dokumentenmanagementsysteme richtig verstehen
mehr lesen
FIRASIS zu Besuch beim Kunden: VoGaH in Emstek
FIRASIS war zu Besuch bei der VoGaH GmbH. Wie der Besuch ablief, welche Meilensteine wir bereits erreichen konnten, welche noch folgen und warum Kundenbesuche so wichtig sind, erfahren Sie hier.
E-Rechnungen: Profiwissen einfach erklärt
Das Thema E-Rechnung erscheint manchmal überwältigend zu sein – doch mit diesem Beitrag behalten Sie den Überblick, verstehen die neuen Spielregeln und sind für die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich 2025 bestens gewappnet.
Weitere Beiträge
Schnellnavigation
Business Software
Myfactory Cloud ERP
docuvita DMS
DOC.mobile
