ERP für KMU: Von Insellösungen zum zentralen Nervensystem

ERP-Systeme sind nur für Großkonzerne? Das sehen wir anders! In der heutigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung für Unternehmen aller Größenordnungen unerlässlich. Dank moderner ERP-Systeme können kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) ihre Effizienz steigern und wettbewerbsfähig bleiben: ERP für KMU ist ein Gewinn! Wie das möglich ist, erklären wir in diesem Beitrag. Dafür gehen wir unteranderem darauf ein, wie ERP-Systeme funktionieren, wie sie aufgebaut sind und welche Vorteile sie auch Ihrem Unternehmen bieten können. 

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Redaktionelle Unterstützung: Annika Ravenschlag

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) ist eine Software, die alle Prozesse eines Unternehmens abbildet und alle relevanten Informationen an einem Ort vereint. Daher werden ERP-Systeme auch als ‚zentrales Nervensystem‘ eines Unternehmens bezeichnet: Alle täglichen Geschäfte werden in dem ERP-System getätigt, welches somit zur zentralen Anlaufstelle für die gesamten relevanten Unternehmensinformationen wird. Damit zeigt sich auch schon der Unterschied zu Warenwirtschaftssystemen: Der Fokus von diesen ist das Abbilden der Bewegung von Material und Waren, wohingegen ERP-Systeme unter Einbezug aller Abteilungen die gesamten Prozesse eines Unternehmens nachzeichnen. Das bedeutet, dass nicht nur die Verkaufs- sowie Einkaufs- und Marketingabteilungen abgebildet werden können, sondern auch beispielsweise Finanzen, Personalwesen und Services.

Die Entstehung von ERP-Systemen

Die Historie von ERP-Systemen beginnt lange vor dem ersten Auftauchen des Begriffs. Bereits in den 1960er Jahren gab es erste Großrechnerprogramme, die die papierbasierte Lagerwirtschaft ersetzen konnten. MRP (Material Requirement Planning) und dessen Weiterentwicklung MRP II (Manufacturing Resource Planning) ermöglichten die Digitalisierung von Produktionsprozessen und Fertigungsprozessen in den 1970er und 80er Jahren, wodurch die Produktionsplanung sowie Lagerbestandskontrolle und-planung verbessert wurden. ERP-Systeme in den 1990er Jahren boten zusätzlich die Abbildung von Geschäftsaspekten wie Buchhaltung und Personalwesen. Die Neuheit war dabei die erstmalige elektronische Vernetzung von verschiedenen Unternehmensbereichen untereinander. Seit den 2000er Jahren sorgen Cloud Computing und weitere moderne Technologien für die beständige Weiterentwicklung von ERP-Software.

Der Aufbau von ERP-Systemen

ERP-Systeme sind modular aufgebaut, um die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens abzubilden. Diese Module sind dank einer gemeinsamen Datenbank miteinander verknüpft und tauschen Daten aus, damit die verschiedenen Unternehmensbereiche immer allumfassend informiert sind und so optimal gemeinsam arbeiten können. Jedes Modul ist auf die Bedürfnisse eines bestimmten Geschäftsbereichs zugeschnitten. Es gibt Module, die zum Standard gehören wie Kundenverwaltung, Artikelverwaltung, Einkauf oder Verkauf sowie viele weitere Module, die individuell hinzugefügt oder entfernt werden können, um sich der Struktur des jeweiligen Unternehmens anzupassen. Genau diese Anpassungsfähigkeit von ERP-Systemen trägt dazu bei, dass die Softwarelösung einen hohen Mehrwert für Unternehmen generieren kann, da sie sich nahtlos in die spezifischen Gegebenheiten, die bestehenden Geschäftsprozesse und Anforderungen des Unternehmens integrieren kann.

Standardbeispiele für ERP-Module:

• CRM (Customer Relationship Management):
  Im CRM werden alle Kundendaten, Belege, die Kontakthistorie und Statistiken verwaltet. So haben alle Mitarbeitenden die Informationen, um beispielsweise Kunden individualisiert anzusprechen und Nachfragen zu früheren Absprachen fundiert beantworten zu können. Das verbessert den Kundenservice, stärkt die Kundenbindung und unterstützt bei der Entwicklung personalisierter Verkaufsstrategien.
• Einkauf und Verkauf:
  
  Das Modul unterstützt bei dem effizienten Einkauf und Verkauf von Waren und Materialien bis hin zum Verkauf von fertigen Produkten und Dienstleistungen. Hier lassen sich beispielsweise Adressen-, Kunden-, und Lieferantendaten anlegen, Preislistenassistenten verwenden, Sammelrechnungen aufsetzen, Umsatzstatistiken erstellen, Einkaufs- und Verkaufsbelege erfassen.

Neben den Standardprozessen in Unternehmen gibt es jedoch auch branchenspezifische sowie unternehmensspezifische Prozesse, die Module erfordern, die nicht in jedem Unternehmen Einsatz finden. Dazu gehören beispielsweise Lager, Produktion und Webshop:

• Lager:
  Im Gegensatz zu Dienstleistungsunternehmen benötigen Unternehmen mit (Groß-)lagern eine professionelle Lagerverwaltung. Mit dem Lagermodul haben sie die Möglichkeit, Rohstoffe, Materialien und Handelsartikel effizient zu verwalten, Artikel, Seriennummern und auch Chargen zu verfolgen und mit verschiedenen Methoden die Inventur zu erleichtern. Lagerprozesse werden so optimiert und Bestände sorgfältig überwacht sowie kontrolliert, um sicherzustellen, dass alle Materialien und Produkte jederzeit verfügbar sind. Engpässe werden vermieden und die Lieferzeiten verkürzt.
  
• Produktion:
  
  Dank der Planung, Steuerung und Überwachung von Fertigungsprozessen, werden Produktionsprozesse mit diesem Modul optimiert. Hier kommen insbesondere Stücklisten und Arbeitsgänge zum Einsatz. Besonders Unternehmen, die Lohnfertigungen anbieten oder Fremdfertigungen in Anspruch nehmen, können von diesem Modul profitieren. 
• Integrierter Webshop:
  
  Ein gut übersichtlicher Webshop, der in dem ERP-System integriert ist, fördert die Effizienzsteigerung. Alle Artikeldaten mit Bildern, Preisen und Lagerbeständen werden im ERP-System gepflegt und sind ohne Schnittstelle direkt im Webshop zu sehen. Der Vorteil: Kundenspezifische Preise werden korrekt angezeigt, Lagerbestände sind stets aktuell.

Einen detaillierten Überblick über verschiedene ERP-Module einschließlich ihrer Funktionen und Vorteile finden Sie hier.

ERP-Dashboards: Ein unverzichtbares Werkzeug für die Geschäftsführung

ERP-Dashboards ermöglichen es der Geschäftsführung und dem Management, Handlungsbedarf blitzschnell zu erkennen und sofort zu reagieren. Diese leistungsstarken Dashboards visualisieren relevante prozesskritische Informationen in Echtzeit und bieten auf einen Blick eine klare Übersicht.
Durch die Verdichtung vieler Informationen aus verschiedenen Bereichen des ERP-Systems auf das Wesentliche, bieten ERP-Dashboards eine kompakte und kontextbezogene Darstellung. Ob als eigenständiges Cockpit oder als integrierte Sidebar in ERP-Masken, diese Dashboards sorgen für maximale Effizienz und Übersichtlichkeit.
Ein entscheidender Vorteil für das Management ist die Fähigkeit, bei Bedarf direkt aus der Übersicht zu den relevanten Detailmasken zu wechseln. Mit nur einem Klick können Führungskräfte ihre Auskunftsfähigkeit erheblich steigern und den notwendigen Überblick gewinnen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieser umfassende Überblick unterstützt das Management optimal bei der Entscheidungsfindung und trägt maßgeblich zur Steigerung der betrieblichen Effizienz bei.

Systemintegration

ERP-Systeme zeichnen sich dank ihres modularen Aufbaus durch ihre Flexibilität und ihre Anpassungsfähigkeit aus. Alle Bereiche sollen in einem zentralen System abgebildet werden, um die Kernprozesse in einem System zu vereinen. Damit sind alle Daten übersichtlich für alle Mitarbeitenden zugänglich und die verschiedenen Abteilungen können harmonisch zusammenarbeiten. Dennoch gibt es Arbeitsschritte, die über andere sich etablierte Systeme laufen. Ein Beispiel dafür sind Dokumentationssysteme, in die erfasste Daten wie Messdaten von Prüfungen, Wartungen und Inspektionen eingetragen werden. Problematisch dabei ist, dass sich somit nicht mehr alle Daten in einem System befinden. Ein übergreifendes ERP-System soll schließlich das Ende der Insellösungen einläuten! Hier kommt die Systemintegration ins Spiel.
Systemintegration ist der Bau von Brücken zwischen verschiedenen Programmen. Diese Brücken sind Schnittstellen, die Daten aus verschiedenen Systemen standardisieren und in das ERP-System übertragen. So kann das ERP-System weiterhin als zentrale Anlaufstelle für alle relevanten Informationen dienen, optimal alle Prozesse abbilden und einen umfassenden Gesamtüberblick bieten. Das ERP-System ist damit das ‚Führende System‘ im Unternehmen. Vorteile der Integration von Systemen sind somit u.a.:

• Verbesserte Datentransparenz:
  Alle aktuellen Daten sind gebündelt in einem System zu finden, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
• Effizienzsteigerung:
  Dank der Automatisierung müssen Daten nicht aufwendig und ineffizient von einem Programm in ein anderes übertragen werden. Dadurch kommt es zur Zeitersparung und Fehlervermeidung.

Die Vor- und Nachteile von ERP für KMU

Die Nachteile eines ERP-Systems sind überschaubar und entstehen vorrangig durch schlechte Planung sowie die falsche Wahl des Systems oder der gewählten Module. Die Vorteile dagegen sind zahlreich und verdienen einen eigenen Beitrag. Hier nur eine kurze Übersicht.

Implementierung

Die Entscheidung ist gefallen. Sie haben sich für die Einführung eines ERP-Systems in Ihrem KMU entschieden. Wie gehen Sie nun am besten vor? Welche Software passt am besten zu Ihrem Unternehmen? Inwiefern werden sich die Unternehmensprozesse ändern?

Die Einführung eines neuen ERP-Systems kann ein umfangreiches und komplexes Projekt sein. Es erfordert häufig die Übertragung vieler separater Lösungen in ein umfassendes System, das alle Prozesse abbildet oder diese mittels Schnittstellen integriert. Zudem müssen große Datenmengen bewegt werden. Dabei ist es essenziell, Fehler zu vermeiden, um die Sicherheit aller Daten zu gewährleisten.

Um die Herausforderungen bei der Einführung eines ERP-Systems zu bewältigen, ist es wichtig, einen erfahrenen Partner zu haben, der das Unternehmen bei der Planung, Implementierung und laufenden Wartung des Systems unterstützt.

Mit FIRASIS haben Sie genau einen solchen Partner gefunden! Wir setzen Ihr ERP-Projekt gemeinsam mit Ihnen um: Von der Softwareberatung über die Implementierung und Konfigurierung der gewählten Software bis hin zur Einarbeitung und Schulung Ihres Teams. Auch nach Projektende sind wir gerne die Ansprechpersonen Ihres Vertrauens rund um das Thema ERP.
Sie haben Interesse? Dann vereinbaren Sie gerne ein kostenloses Erstgespräch!

Unser digitalXperts-Fazit von Christine Finckh

ERP-Systeme sind längst keine Großkonzern-Domäne mehr. Moderne, cloudbasierte Lösungen bieten auch kleinen und mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile, die den Weg in die digitale Zukunft ebnen. Unternehmensführung und das Arbeiten im Unternehmen machen mit einem gut gepflegten ERP-System Freude. Ich bin sicher:  Unternehmen werden in Zukunft nicht mehr ohne ERP-System (über-)leben können – dafür sorgen auch die gesetzlichen Bestimmungen und Dokumentationspflichten. Die zentrale Verknüpfung aller Unternehmensbereiche und die Automatisierung von Prozessen führen zu mehr Effizienz, Transparenz und Fehlerminimierung. Datenbasierte Entscheidungen, verbesserte Zusammenarbeit und die Möglichkeit, fundierte Analysen zu erstellen, sind nur einige der Vorteile, die ERP-Systeme KMUs bringen können. ERP-Systeme sind gerade auch in kleinen und mittleren Unternehmen echte Gamechanger.  Die Implementierung eines ERP-Systems kann zwar herausfordernd sein, gemeinsam mit unseren Kunden meistern wir diese Herausforderung dank unserer Erfahrung jedoch mit Tatkraft, Teamgeist und viel positiver Energie. 

Ihre Expertin für ERP-Software

Ich unterstütze Sie bei der Analyse Ihrer Unternehmens-Prozesse, damit wir gemeinsame eine optimale ERP-Lösung finden, die zu Ihnen passt. Dafür entwickle ich mithilfe anpassbarer Module individualisierte Lösungen, die Ihre Prozesse abbilden und effizienter gestalten.

Ich freue mich auf Ihre Kontaktanfrage!

Christine Finckh unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, indem sie maßgeschneiderte Software-Lösungen konfiguriert. Mit über 30 Jahren Erfahrung mit Unternehmensabläufen in vielen Branchen und Anwenderberatung stellt sie stets den Nutzer in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. In ihrer Freizeit begeistert sie sich für Musik, Literatur, Ökologie und das weltweite Empowerment von Frauen und Mädchen.