ERP-Module im Überblick: Ein Leitfaden für die Wahl der passenden Module
In einem Unternehmen übernimmt jede Abteilung ihre spezifischen Aufgaben – genauso ist es bei einem ERP-System. Die verschiedenen ERP-Module sind darauf ausgelegt, unterschiedliche Aufgaben zu erfüllen und Prozesse zu unterstützen. Der Vorteil modularer ERP-Systeme ist, dass sie sich den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen, indem gezielt nur die benötigten ERP-Module für ein Unternehmen gewählt werden können. Dafür sollte man die Funktionen und Vorteile der jeweiligen ERP-Module genau kennen. In diesem Beitrag bieten wir einen detaillierten Überblick, damit Sie für die Wahl der richtigen Module top vorbereitet sind.
Geschätzte Lesezeit: 15 Minuten
Redaktionelle Unterstützung: Annika Ravenschlag
Inhaltsverzeichnis
CRM (Customer Relationship Management)
Vertrieb und Marketing
Einkauf und Verkauf
Lager
Finanzbuchhaltung
Produktion
Ticketsystem
MIS (Management Information System)
Projektmanagement
Integrierter Webshop
Integrierte POS-Kasse (Point of Sale)
Kundenportal
Branchenspezifische Spezialmodule
Schnittstellen/Systemintegration
digitalXperts-Fazit
ERP-Modul CRM
Im CRM (Customer Relationship Management) werden alle Informationen zu Geschäftspartner:innen, Belege, die Kontakthistorie, Marketingfaktoren und Statistiken verwaltet. So haben alle Mitarbeitenden die Informationen, um beispielsweise Kund:innen individualisiert anzusprechen und Nachfragen zu früheren Absprachen fundiert beantworten zu können. Das ist ein Gewinn für jedes Unternehmen, das intensiven Kontakt mit Interessent:innen, Kund:innen und Lieferant:innen pflegt.
So können Emails und Telefonnotizen z.B. direkt aus den Stammdaten der Ansprechpartner:innen gestartet werden. Diese erzeugen dann einen automatischen Kontakteintrag, der für alle berechtigten User:innen sichtbar ist. So ist der Rundumblick auf die Kommunikation mit den Geschäftspartner:innen stets gewährleistet.
CRM interagiert mit allen weiteren Modulen im ERP-System. CRM stellt daher kein isoliertes Instrument dar, sondern muss als Philosophie in die Unternehmensprozesse einfließen, um eine konsequente Kundenorientierung zu erreichen.
Funktionen des Moduls CRM
- Die zentrale Speicherung aller Kontaktdaten (sowohl Kund:innen als auch Geschäftspartner:innen)
- Speicherung vertriebs- und marketingorientierter Merkmale der Geschäftspartner:innen
- Umfangreiche Kontakthistorie
- Interaktion mit anderen Modulen des ERP-Systems
Vorteile des Moduls CRM
Vereinfachte Kontaktaufnahme
Ausführliche Informationen zu Ansprechpartner:innen und die Möglichkeit, Mails direkt aus dem System zu verschicken vereinfachen die schnelle Kontaktaufnahme.
Verbesserte Kundenbindung
Da Kund:innen personalisiert angesprochen, Angebote und Lösungen individualisiert werden und Anliegen schnell und kompetent bearbeitet werden können, fühlen Kund:innen sich besser betreut.
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Zentralisierung aller Kundendaten
Alle Daten zu einem:einer Kund:in befinden sind gebündelt an einem Ort. Dazu zählen Stammdaten (wie die Kontaktdaten mit Ansprechpartner), die frühere Kommunikation, die Kaufhistorie, Belege; Marketing-Merkmale etc. Auf diese Daten haben dann die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens Zugriff. So hat die Mitarbeiterin im Vertrieb die gleichen Informationen, wie die Mitarbeiter in der Marketing-Abteilung und im Support.
ERP-Modul Vertrieb und Marketing
Dieses Modul ist eng mit dem CRM verknüpft. Für beispielsweise die Erstellung von Zielgruppen für das Marketing und das Bewerten von – auf bestimmte Kund:innen abgestimmte – Angeboten für den Vertrieb werden Daten aus dem CRM verwendet, analysiert und aufbereitet. So unterstützt dieses Modul die Marketing- und Vertriebsabteilungen bei den täglichen Aufgaben und unterstützt bei der Prozessoptimierung.
Funktionen des Moduls Vertrieb und Marketing
- Marketing
- Individuelle Erstellung von statischen und dynamischen Zielgruppen
- Auswertung von Zielgruppen nach Kriterien wie Umsätze, Produktkäufe, Marketing-Merkmale etc.
- Erstellung von Newslettern
- Kampagnenmanagement und Planung sowie Umsetzung von Veranstaltungen
- Vertrieb
- Umfassender Kontaktmanager zur Erfassung von Kundeninformationen samt Ansprechpartnern
- Kontaktbezogene Verwaltung von Mails, Aufgaben und Terminen zur Nachvollziehung von Kundenaktivitäten
- Nachverfolgung von Leads
- Bewertung von Chancen zur Analyse der Potenziale von Angeboten
Vorteile des Moduls Vertrieb und Marketing
Präzise Zielgruppenansprache
Marketingkampagnen können speziell auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet werden dank der Erstellung von statischen und dynamischen Zielgruppen. Die regelmäßige Auswertung von Zielgruppendaten ermöglicht eine kontinuierliche Optimierung der Zielgruppendefinition.
Zeitersparnis
Durch die Automatisierung von Prozessen wie der Erstellung von Newslettern, der Kampagnenplanung, die Erstellung von Angeboten und die Nachverfolgung von Leads können Mitarbeitende sich auf strategische Aufgaben konzentrieren.
Erfolgsmessung
Erfolge von Marketing- und Vertriebsaktionen können mittels der Auswertungen gemessen werden, um Strategien gegebenenfalls anzupassen und zu optimieren.
ERP-Modul Einkauf und Verkauf
Das Modul unterstützt bei dem effizienten Einkauf und Verkauf von Waren und Materialien bis hin zum Verkauf von fertigen Produkten und Dienstleistungen.
Funktionen des Moduls Einkauf und Verkauf
- Unterstützung beim zielgerichteten Einkauf
- Überblick über Aufträge und Lieferungen
- Klar strukturierte Lieferantenvergleiche
- Sofortige Einsicht in Lieferverzüge zur schnellen Intervention
- Automatische Disposition und Bestellvorschläge von Lagerartikeln
- Erstellung von Bestellungen
- Verbuchung von Wareneingängen aus Eingangslieferscheinen
- Import von E-Rechnungen der Lieferanten
- Unterstützung beim effektiven Verkauf
- Automatisierung von Bestellungen aufgrund von Aufträgen
- Erfassung und Verwaltung von Kundenaufträgen
- Erstellung und Versendung von Angeboten und Rechnungen an Kunden
- Generierung von Umsatzstatistiken
- Aktueller Blick auf Lagerbestände während des Verkaufsprozesses
- Korrekte Preise für den Kunden werden automatisch gezogen
- Erzeugung von E-Rechnungen
Vorteile des Moduls Einkauf und Verkauf
Optimierung von Beschaffungsprozessen
Routinierte Aufgaben – wie das Aufgeben von Bestellungen – können automatisiert werden. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote.
Optimierung von Beschaffungsprozessen
Routinierte Aufgaben – wie das Aufgeben von Bestellungen – können automatisiert werden. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote.
Optimierung von Beschaffungsprozessen
Routinierte Aufgaben – wie das Aufgeben von Bestellungen – können automatisiert werden. Das spart Zeit und verringert die Fehlerquote.
ERP-Modul Lager
Dieses Modul unterstützt bei der Optimierung der Lagerverwaltung. Es ermöglicht eine umfassende Kontrolle über alle lagerbezogenen Prozesse, von der Wareneingangsprüfung bis hin zum Warenausgang. Besonders Unternehmen mit Strukturlager und definierten Lagerplätzen profitieren von diesem ERP-Modul.
Funktionen des Moduls Lager
- Stammdatenverwaltung zur Verwaltung von Lagertypen mit unterschiedlichen Buchungsverhalten sowie Lagerorten und Lagerplätzen
- Einsatz von Barcodes, QR-Codes etc. zur vereinfachten Verfolgung von Waren, Seriennummern und Chargen
- Erfassung und Verbuchung von Wareneingängen und Warenausgängen
- Verwaltung von Lagerbeständen, Verfolgung von Seriennummern und Chargen
- Vorbereitung von Kundenaufträgen und Kommissionierung der benötigten Waren
- Verbuchung von Warenausgängen, Versand der Waren an Kund:innen
- Umbuchung von Beständen zwischen verschiedenen Lagern
- Durchführung von Inventuren zur Überprüfung des Lagerbestands
- Auswertung von Lagerbewegungen und Lagerdaten
- Wahl zwischen Strukturlager und chaotischer / dynamsicher Lagerhaltung
Vorteile des Moduls Lager
Transparente Bestandsführung
Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Lagerbestandsdaten und Warenbewegungen. Materialien können so schnell gefunden, kontrolliert und bei Bedarf nachbestellt werden.
Vermeidung von Fehlbeständen
Durch die ständige Aktualisierung der Bestandsdaten können Fehlbestände frühzeitig erkannt und vermieden werden.
Optimale Nutzung des vorhandenen Lagerraums
Die zuständigen Mitarbeitenden können dank der Echtzeitdaten genau planen, wann Materialien und Rohstoffe nachbestellt werden. So kann der Lagerplatz optimal genutzt und Lagerkosten gesenkt werden.
Zeitersparnis
Da Fehler vermieden und Prozesse automatisiert werden, haben die Mitarbeitenden mehr Zeit, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Optimierte Planung
Dank der umfangreichen Daten, können sowohl Nachkäufe als auch die Produktion besser geplant werden.
Vereinfachte Inventur
Technologien wie QR-Codes und Barcodes erleichtern die Inventur. Sowohl die Ware als auch der genaue Lagerort werden gescannt, um mühsames protokollieren mit Zettel und Stift durch eine effizientere Methode zu ersetzen.
ERP-Modul Finanzbuchhaltung
Dieses Modul bildet den Kern des Finanzwesens eines Unternehmens und erfasst alle Finanztransaktionen des Unternehmens, um eine lückenlose Buchführung nach den gesetzlichen Vorgaben zu gewährleisten. Die Daten können dann ohne zusätzlichen Aufwand für die Steuerberatung verfügbar gemacht werden.
Funktionen des Moduls Finanzbuchhaltung
- Erfassung von Buchungen zu Belegen (Rechnungen, Eingangs- und Ausgangsleistungen, Bankbewegungen etc.)
- Verwaltung von Konten
- Buchen von Geschäftsvorfällen
- Generierung von FiBu-Abschlüssen (monatlich, quartalsweise, jährlich)
- Erstellung von Steuererklärungen, wie z.B. die Umsatzsteuererklärung
Vorteile des Moduls Finanzbuchhaltung
Sichere Einhaltung aller Vorschriften
Es gibt viele steuerlichen und bilanzrechtlichen Vorschriften. Eine gute Finanzbuchhaltung arbeitet zwingend nach GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und kann das über ein Testat, z.B. vom TÜV nachweisen.
Entscheidungshilfe
Dank der immer tagesaktuellen Daten aus der FiBu und dem damit verbundenen besseren Überblick kann die Unternehmensführung fundierte, strategische Entscheidungen treffen.
Verminderung der Fehlerquote
Da die Arbeitsabläufe von dem System unterstützt und viele Prozesse automatisiert werden, wird das Risiko von Fehlern in der Buchführung verringert.
Schnittstelle zur Steuerberatung
FiBu-Module aus ERP-Systemen sind mit Schnittstellen zur beliebten Steuerberater-Software von DATEV ausgestattet. Dies ermöglicht einen unkomplizierten und automatisierten Datenaustausch mit dem Steuerberater.
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Verknüpfung zur Warenwirtschaft
FiBu-Module innerhalb eines ERP-Systems haben den Vorteil, dass die Einkaufs- und Verkaufsbelege aus der Warenwirtschaft automatisch und bereits korrekt steuerlich vordefiniert in der Finanzbuchhaltung landen.
Zudem können automatisierte Zahlungsvorschläge aus dem System erstellt werden, da alle Lieferantendaten bekannt sind.
Übersichtlichkeit
Das Modul ermöglicht eine schnelle und umfassende Übersicht über die finanzielle Situation des Unternehmens, da alle Daten zentralisiert an einem Ort gebündelt sind. Durch die Vereinheitlichung der Prozesse können Daten über längere Zeit gut miteinander verglichen werden. Zudem bieten verschiedene Auswertungen und Graphiken einen visuellen Überblick, um Trends und Entwicklungen zu verfolgen.
ERP-Modul Produktion
Dank der Planung, Steuerung und Überwachung von Fertigungsprozessen, werden Produktionsprozesse mit diesem Modul optimiert. Besonders Unternehmen, die Lohnfertigungen anbieten oder Fremdfertigungen in Anspruch nehmen, können von diesem Modul profitieren.
Funktionen des Moduls Produktion
- Planung und Steuerung
- Übersichten über alle laufenden und anstehenden Produktionen
- Erstellung von Produktionsaufträgen aus Stücklisten, Material und Arbeitsgängen
- Produktionsaufträge entweder auftragsspezifisch: Make-to-Order oder für die Lagerhaltung: Make-to-Stock
- Durch den Einsatz von Baugruppen können Stücklisten mit Unterstücklisten versehen werden und die Produktion entzerrt werden (Vorfertigung einzelner Baugruppen)
- Generierung detaillierter Arbeitspläne mitsamt erforderlichen Materialien, Maschinen und Arbeitsgängen
- Kostenplanung
- Kalkulation der Kosten für den gesamten Produktionsprozess
- Vergleich der geplanten Kosten und der Ist-Kosten
- Fremdfertigungen
- Verfolgung der Fremdfertigungen dank detaillierter Übersichten
- Kosten für externe Fertigungen werden erfasst und in die Kalkulation einbezogen
- Verwaltung von Beistellungen für das Fremdfertigungsunternehmen mit Verbindung zur Lagerhaltung
Vorteile des Moduls Produktion
Verbesserte Planung
Dank der Übersicht über alle laufenden und anstehenden Produktionen können Aufträge besser geplant werden. Damit kommt es seltener zu Verzögerungen, die dadurch entstehen, dass mehr Arbeiten geplant wurden, als Ressourcen zur Verfügung stehen. Aufträge können daher besser in dem vereinbarten Zeitraum abgearbeitet werden. Die daraus resultierende Zuverlässigkeit sorgt für mehr Kundenzufriedenheit. Zudem kommt es seltener zu einer Über- oder Unterlastung von Mitarbeiter:innen durch zu viel oder zu wenig Arbeit.
Automatische Disposition
Das System kenn die geplanten Produktionszeiten und kann so die Bestellung von Komponenten der Stücklisten automatisiert vorschlagen.
Vorteile des Moduls Produktion
Transparente Produktionsprozesse
Materialien und Produkte sowie der Status der Produktion sind durchgängig nachverfolgbar. Verzögerungen können so frühzeitig erkannt und eventuelle notwendige Schritte eingeleitet werden.
Optimierte Ressourcenplanung
Gemeinsam mit dem Lager-Modul kann es vermieden werden, dass Rohstoffe, die für die Produktion benötigt werden, nicht vorhanden sind oder Materialien, die selten genutzt werden, unnötig viel Platz im Lager einnehmen.
ERP-Modul Ticketsystem
Ein Ticket ist ein ‚Miniprojekt‘ und steht für eine eigenständige Aufgabe oder eine Anfrage. Von Kundenbeschwerden über die Behebung eines technischen Problems bis hin zur Umsetzung von Reparaturarbeiten kann es sich bei den Tickets um ganz unterschiedliche Aufgaben handeln.
Funktionen eines Ticketsystems
- Aufgabenverwaltung
- Jedes Ticket steht für eine klar definierte Aufgabe
- Zuweisung von Tickets zu einzelnen Mitarbeitenden oder ganzen Teams, um Zuständigkeiten zu regeln
- Priorisierung von Tickets über die Sortierung nach Wichtigkeit und Dringlichkeit
- Statusverfolgung
- Status von Tickets verfolgen
- Überwachung von Fristen
- Informationen zentralisiert für ein Ticket
- Alle relevanten Informationen für die Aufgabe an einem Ort
- Auswertungen und Analysen
- Auswertung der derzeitigen Aufgabenmenge und damit verbundenen Arbeitsbelastung einzelner Mitarbeiter:innen
- Fallauskunft, z.B. nach Eskalationsstufen
- Auswertungen über Tickets zu bestimmten Projekten, Seriennummern oder Geräten
- Kaufmännische Abwicklung
- Erzeugung von Einkaufs- und Verkaufsbelegen mit Ticketbezug
Vorteile eines Ticketsystems
Bessere Zusammenarbeit
Ticketsysteme können die Zusammenarbeit verbessern dank eindeutiger Aufgabenzuweisung, der Zentralisierung aller Informationen und für alle einsehbare Priorisierung.
Prozessoptimierung
Die Vorgehensweise zur Bearbeitung abgeschlossener Tickets kann im Ticketsystem analysiert werden. Durch diese Auswertungen können Prozesse optimiert werden.
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Förderung einer strukturierten Arbeitsweise
Die Tickets werden als Mini-Projekte behandelt. Damit hat jede Aufgabe Eigenschaften wie ein klar definiertes Ziel, ein Start- und ein Enddatum, eindeutige Verantwortlichkeiten und eine zugewiesene Prioritätsstufe. Damit wird die strukturierte Arbeitsweise gefördert
ERP-Modul MIS (Management Information System)
Ein MIS-Modul (Management Information System) generiert umfangreiche Analysen und ermöglicht damit im Management, in den Abteilungsleitungen und der Geschäftsführung eines Unternehmens fundierte Entscheidungen zu treffen und die verfügbaren Ressourcen effizient einzusetzen. Die graphischen Auswertungen in Dashboards oder Listendarstellungen werden mithilfe der Unternehmensdaten aus den anderen Modulen des ERP-Systems erstellt. Das Modul kann für Unternehmen aller Größen und Branchen ein Gewinn darstellen, die Informationen detailliert auswerten und visualisieren möchten, um strategische Entscheidungen zu treffen.
Funktionen des Moduls MIS
- Umsatzanalysen
- Erstellung von Berichten und Dashboards zur Darstellung der Ergebnisse der Datenanalyse
- Grafische Darstellungen von ausgewählten Daten
- Umsatzauswertung nach verschiedenen Kriterien
- Unternehmensplanung
- Analysetools für Auftragschancen
- Auswertungen für die Entwicklung verschiedener Unternehmensbereiche
- weitere Tools als Entscheidungshilfe
- Berichterstellung mitsamt Budgetkontrolle
- Individuell anpassbare Berichte über Filter und weitere Sortiermöglichkeiten
- Umfangreiche Darstellungen, die einen detaillierten Überblick über das Budget geben
- Vergleich von Budgetdaten mit beispielsweise anderen Quartalen
Vorteile des Moduls MIS
Datenbasierte Entscheidungen
Die Kristallkugel oder der Münzwurf gehören damit der Vergangenheit an. Mit einem modernen MIS-Modul im ERP können Entscheidungen aufgrund einer fundierten Datenlage getroffen werden.
Wettbewerbsvorteil
Die datenbasierten Entscheidungen sowie das Risikomanagement bieten einen Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Unternehmen.
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Abteilungsübergreifende Auswertungen
Da das MIS-Modul ein Teil des ERP-Systems ist, können die Daten aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens miteinbezogen werden. Damit gibt es eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen, die bei dem Treffen strategischer Entscheidungen unterstützt.
Datenbasiertes Risikomanagement
Die grafische Aufbereitung der Daten hilft bei der frühzeitigen Erkennung von Trends, Risiken und Chancen.
ERP-Modul Projektmanagement
Dieses Modul ermöglicht die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten innerhalb des Unternehmens. Es bietet Funktionen zur Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Kostenüberwachung. Ein Projekt ist dabei eine organisatorische Klammer um mehrere kaufmännischen Belege mit den zugehörigen CRM-Informationen, so dass alle Beteiligten immer den vollen Überblick über die Kommunikation, aufgelaufene Zeiten und Kosten sowie die kaufmännischen Belege zum Projekt haben.
Funktionen des Moduls Projektmanagement
- Projektinitiierung und -planung
- Definition von Projektzielen und Meilensteinen
- Festlegung von Rahmenbedingungen wie Start- und Enddatum, geplante Arbeitsstunden sowie verfügbare Ressourcen
- Erstellung von detaillierten Plänen für alle Mitwirkenden mit zugeordneten Aufgaben
- Projektdurchführung
- Fortschrittsüberwachung dank Aufgabenmanagement
- Nachverfolgung von noch verfügbaren Stunden von Mitwirkenden sowie verfügbarer Materialien im Ressourcenmanagement
- Projektdokumentation
- Festhalten von projektrelevanten Telefonaten, Emails, Vereinbarungen, Verträgen etc. direkt am Projekt
- Projektabschluss
- Dokumentation des Projektablaufs
- Auswertung von Analyseergebnissen (z.B. wie viele Stunden wurden geplant, wie viele Stunden benötigt)
- Umwandlung von erfassten Arbeitsstunden in Belege für die Abrechnung aller Kosten, inklusive angefallener Nebenkosten wie Kilometerpauschalen
Vorteile des Moduls Projektmanagement
Besserer Überblick dank Transparenz
Da alle projekt-relevanten Informationen an einem Ort zu finden sind, können sich alle Beteiligten jederzeit einen Überblick darüber verschaffen, welche Meilensteine in dem Projekt bereits erreicht wurden, welche Ressourcen noch zur Verfügung stehen und welche Aufgaben noch offen sind.
Vereinfachte Entscheidungsfindung
Dank übersichtlicher Aufbereitung aller projektrelevanter Daten und umfangreicher Auswertungen und Analysen wird die Entscheidungsfindung maßgeblich vereinfacht.
Harmonische Zusammenarbeit
Tools wie das Aufgabenmanagement bieten Klarheit bezüglich der Zuständigkeiten und unterstützen so das harmonische Arbeiten im Team.
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Reduzierung der Projektkosten
Die Projektarbeit wird aufgrund vielseitiger Faktoren insgesamt optimiert. Ressourcen können mithilfe der Ressourcenplanung optimal geplant und eingesetzt werden, klare Aufgabenverteilungen führen zu einer effizienten Teamarbeit und Auswertungen helfen bei dem Treffen von klugen Entscheidungen. Dadurch werden unnötige Kosten reduziert.
Effizientere Planung und Statuskontrolle
Mit den Tools zur Überwachung des Projekts bietet das ERP-Modul ‚Projektmanagement‘ die Möglichkeit effizienter zu planen und den Status eines Projekts zu kontrollieren, um so gegebenenfalls Maßnahmen zur Regulierung zu ergreifen. Projektverzögerungen und -kosten können so minimiert werden.
Integrierter Webshop
Mit einem im ERP-System integrierten Webshop werden alle Artikeldaten mit Bildern, Preisen und Lagerbeständen im ERP-System gepflegt und sind dann ohne Schnittstelle direkt im Webshop zu sehen.
Funktionen eines integrierten Webshops
- Möglichkeit zur Einrichtung eigener Webshops, Online-Plattformen sowie Portale oder Anbindung an bekannte Marktplätze wie Amazon und eBay
- Unterstützung von Zahlungsmethoden wie PayPal
- Automatische Erfassung und Verarbeitung von Bestellungen, die über den Webshop eingehen im ERP-System
- Synchronisation von Bestands- und Preisinformationen, Lagerbestände werden dank der Verknüpfung mit dem Lagermodul automatisch aktualisiert
- Preise werden im Webshop kundenspezifisch gezogen, so dass insbesondere im B2B-Bereich auch komplexe Preismodelle ohne Programmierung darstellbar sind.
Vorteile eines integrierten Webshops
Effizientere Abwicklung von Rücksendungen
Reklamationen können effizienter verwaltet und bearbeitet werden, da alle relevanten Informationen im ERP-System zu finden sind.
Reduzierung der Fehlerquote
Dank der Automatisierungen gibt es keine Fehler, die bei Informationsübertragungen entstehen können.
Vorteile eines integrierten Webshops
Automatisierte Prozesse
Der manuelle Aufwand wird reduziert. Informationen wie Preise oder Lagerbestände müssen nicht händisch in dem Webshop eingetragen werden dank der Integration in dem ERP-System. Die Daten im Shop sind in einem gut gepflegten ERP-System somit immer aktuell.
ERP-Modul Integrierte POS-Kasse
Das ERP-Modul POS-Kasse ist eine integrierte Kassensoftware, die nahtlos in dem ERP-System eingebunden ist. Sie digitalisiert und optimiert Verkaufsprozesse direkt am Point of Sale. Aufwendige Schnittstellen entfallen damit und die Kommunikation zwischen der Kasse und anderen Bereichen des Unternehmens ist optimal aufeinander abgestimmt. Verschiedene Geschäftsprozesse werden so effizient miteinander verknüpft. Im Zusammenspiel mit den ERP-Modulen Einkauf, Verkauf und Finanzbuchhaltung lassen sich vielfältige Preis-Szenarien problemlos lösen. Alle POS-Systeme müssen mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um den Anforderungen der Kassensicherungsverordnung in Deutschland zu genügen.
Funktionen einer integrierten POS-Kasse
- Abwicklungen von Zahlungen (Bar-, Karten- oder gemischte Zahlungen)
- Erstellung und Drucken von Rechnungen
- Verwaltung von Gutscheinen und Rabatten
- Verwaltung von Lagerbeständen in Echtzeit (Automatisierte Anpassung der Lagerbestände)
- Vernetzung über mehrere Kassen und Filialen hinweg
- Detaillierte Statistiken für den Kassensturz
- Generierung von Umsatz- und Verbrauchsstatistiken
- Preise und Kundendaten von Stammkund:innen sind im System bereits hinterlegt
- Offene Posten aus der ERP-Warenwirtschaft können ausgebucht werden
- Kartenzahlungsgeräte können angeschlossen werden
- Bedienung wahlweise über Tablet
Vorteile einer integrierten POS-Kasse
Automatisierung von Verkaufsprozessen
Da verschiedene Schritte im Verkaufsprozess nicht mehr manuell abgearbeitet werden müssen, können Verkäufe schneller abgewickelt werden, dadurch kann Zeit eingespart und anderweitig genutzt werden. Zudem wird die Gefahr von Eingabefehlern minimiert.
Vermeidung von Fehlbeständen
Das Risiko von Fehlern bei der Kassenführung wird reduziert. Verkäufe wirken sich direkt auf Lagerbestände aus. Das führt zu genaueren Daten.
Übersichten und Analysen
Dank genauer Statistiken für den Kassensturz, den Tagesabschluss sowie Umsatz und Verbrauch werden Trends frühzeitig erkennbar können fundierte Entscheidungen getroffen werden.
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Verknüpfung mit anderen ERP-Modulen
Zwischen der POS-Kasse und den anderen Modulen findet ein konstanter Datenaustausch statt. Nach dem Verkauf eines Produkts werden die Lagerdaten beispielsweise automatisch aktualisiert. Somit sind die Bestandsdaten immer aktuell und ermöglichen eine präzise Bedarfsplanung. Produktionen und Bestellmengen können dadurch basierend auf den Verkaufszahlen vorausschauend geplant werden. Über- oder Unterbestände werden vermieden; Ressourcen wie Personal oder Lagerkapazität können effektiver eingesetzt werden. Buchungen können direkt ohne weiteren Aufwand in der Finanzbuchhaltung abgebildet werden.
Zentrale Datenquelle
Da die POS-Kasse mit in dem ERP-System integriert ist, befinden sich alle Daten zentral in einem System.
ERP-Modul Kundenportal
Moderne ERP-Systeme bieten oftmals die Möglichkeit, in einem Kundenportal Informationen aus dem ERP-System nach außen für die eigenen Kunden des Unternehmens kontrolliert sichtbar zu machen. Neben der Bereitstellung einer Self-Service-Plattform für Kunden bieten Kundenportale auch die Möglichkeit, die Kundenkommunikation effizient zu organisieren. Besonders für Unternehmen, die regelmäßigen und intensiven Kundenkontakt pflegen, stellen Kundenportale einen Gewinn dar.
Funktionen eines Kundenportals
Einsicht in Informationen für den Kunden
- Projektstatus beobachten
- Eigene Bestellungen und Lieferungen verfolgen
- Eigene Rechnungen herunterladen
- Preisinformationen mit den korrekten, dem spezifischen Kunden zugeordneten Preisen einsehen
- Relevante Informationen zu gekauften Produkten einsehen (wie Produktinformationen, Dokumentationen, Datenblätter, Anleitungen und FAQ)
- Kommunikation mit dem Support
- Erstellung von Serviceanfragen, Tickets und Störungsmeldungen
Vorteile eines Kundenportals
Gesteigerte Kundenzufriedenheit
Kund:innen können Informationen – wie beispielsweise den Status einer offenen Bestellung – einsehen und können somit verschiedene Anliegen selbst ausführen und müssen nicht auf eine Antwort des Supports warten. Damit sind die Kund:innen immer gut informiert und es spart ihnen Zeit, was zu einer gesteigerten Kundenzufriedenheit führt.
Effizientere Abwicklung von Kundenanfragen
Kundenanfragen können dank des automatisierten Ticketsystems systematisch und effizient abgearbeitet werden. Damit wird der Support entlastet und kann sich so auf die Abarbeitung von komplexen Anfragen konzentrieren.
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Reduzierte Supportkosten
Kund:innen greifen seltener zum Telefon, da sie selbst die Möglichkeit haben im Kundenportal ihre Frage oder ihr Problem zu schildern. Das spart sowohl für den Kund:innen als auch für den Support Zeit. Diese Zeit kann das Support-Team anderweitig nutzen. Dementsprechend werden weniger Arbeitsstunden gebraucht, um Kund:innen zu betreuen.
Branchenspezifsische Spezialmodule
Neben den vorgestellten ERP-Modulen gibt es noch Spezialmodule, die nur in spezifischen Branchen zum Einsatz kommen. Hier einige der zahlreichen Beispiele:
- Pfandsysteme in der Lebensmittelbranche: Dort wurden spezielle Module entwickelt, um alle Prozesse rund um das Pfandsystem zu verwalten. Von der Annahme der Pfandflaschen und -dosen bis zur Rückzahlung sowie der Abrechnung mit den Pfandautomatenbetreibern werden alle Wege in einem solchen ERP-Modul abgebildet.
- Handels-Module: Für den Handel interessante Module bieten beispielsweise eine Vertreterverwaltung und automatisierte Provisionsabrechnungen. Zudem gibt es ERP-Module, die speziell für B2C oder B2B ausgelegt sind.
- Reparaturabwicklung im technischen Service: Für Reparaturarbeiten gibt es spezielle Zusatzmodule zur Verwaltung von Geräten mit Seriennummern und Gerätehistorie. Zur Prüfdatenverwaltung gibt es selbstkonfigurierbare Checklisten-Module.
- Gesundheitswesen: Im Gesundheitswesen gibt es Module, um Patientendaten zu verwalten. Informationen wie die medizinische Geschichte, Diagnosen, Behandlungspläne und Medikamentenverordnungen werden in solchen Modulen für Krankenhäuser und Arztpraxen gesichert und verwaltet.
Schnittstellen/Systemintegration
Das Ziel ist es, alle Prozesse eines Unternehmens zentral an einem Ort abzubilden, um die täglich anfallenden Arbeiten zu vereinfachen, zu optimieren und im besten Fall zu automatisieren. Das steigert die Effizienz, erleichtert den Arbeitsalltag und reduziert mögliche Fehlerquellen. Das ERP-System wird so zum ‚Führenden System‘ im Unternehmen.
Dennoch gibt es manchmal Arbeitsschritte, die nicht primär über das ERP-System abgewickelt werden. Spezielle Messgeräte oder industrielle Roboter beispielsweise verwenden eigens dafür entwickelte Programme mit oftmals eigenen Programmiersprachen. Die Messdaten sind somit vorerst nur in solchen Programmen. Ein weiteres Beispiel sind CAD-Systeme. Diese erzeugen Stücklisten für die Produktion, die dann im ERP-System genutzt werden sollen. An solchen Stellen wird die Notwendigkeit von Schnittstellen deutlich. Diese Schnittstellen bilden ‚Brücken‘ zwischen den verschiedenen Systemen und können einen Datenaustausch zwischen den Programmen ermöglichen, indem sie Daten in eine für das ERP-System verständliche Sprache übersetzen und daraufhin übertragen. So stehen weiterhin alle relevanten Informationen an einem Ort zur Verfügung.
Bei der Auswahl der richtigen ERP-Module für das eigene Unternehmen und der Entscheidung, welche Schnittstellen die vorhandenen Arbeitsprozesse optimieren können, hilft es einen erfahrenen Partner an der Seite zu haben. Wir bieten professionelle Begleitung bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens. Vereinbaren Sie gerne ein unverbindliches und kostenloses Erstgespräch.
Unser digitalXperts-Fazit von Christine Finckh
Modulare ERP-Systeme sind das Mittel der Wahl für eine kluge Unternehmensorganisation. Die Software soll alle Prozesse im Unternehmen abbilden, dabei aber schlank bleiben und unnötigen Ballast vermeiden. Sind Spezialanforderungen vorhanden, so sollen diese durch spezifische Module oder individuelle Zusatzprogrammierung ebenfalls in ein einheitliches ERP-System integriert werden.
Mein Tipp: Wenn Sie sich für ein modular aufgebautes ERP-System entscheiden, das neben den Standardmodulen die Möglichkeit für individuelle Anpassungen bietet, starten sie im Kleinen. Führen Sie zuerst die für ihr Unternehmen wichtigsten Module ein (z.B. Verkauf, Stammdaten, CRM). So können Mitarbeitende sich an das Arbeiten mit dem neuen System gewöhnen und spezielle Anforderungen werden konkret beim Arbeiten mit dem System sichtbar und können nachjustiert werden. Sobald die Prozesse gut integriert sind, schalten Sie nacheinander weitere Module frei (z.B. Einkauf, Lager, FiBu). Die Option, weitere Module auszuwählen, bleibt ihnen immer offen.
Da die Auswahl, die Benennung und der Funktionsumfang der Module je nach ERP-Anbieter nicht immer deckungsgleich sind und nicht alle ERP-Systeme die Option zur individuellen Anpassung bieten, ist die Auswahl des passenden ERP-Systems entscheidend.
Suchen Sie sich daher kompetente Beratung und Unterstützung für die richtige Wahl der Software und Module bei der ERP-Einführung. So profitieren Sie von den Erfahrungen, die in vielen anderen analogen ERP-Projekten gewonnen wurden.
Ihre Expertin für ERP-Software
Christine Finckh | Geschäftsführerin
Ich unterstütze Sie bei der Analyse Ihrer Unternehmens-Prozesse, damit wir gemeinsame eine optimale ERP-Lösung finden, die zu Ihnen passt. Dafür entwickle ich mithilfe anpassbarer Module individualisierte Lösungen, die Ihre Prozesse abbilden und effizienter gestalten.
Ich freue mich auf Ihre Kontaktanfrage!
Christine Finckh unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, Prozesse zu optimieren, indem sie maßgeschneiderte Software-Lösungen konfiguriert. Mit über 30 Jahren Erfahrung mit Unternehmensabläufen in vielen Branchen und Anwenderberatung stellt sie stets den Nutzer in den Mittelpunkt ihrer Arbeit. In ihrer Freizeit begeistert sie sich für Musik, Literatur, Ökologie und das weltweite Empowerment von Frauen und Mädchen.
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